Politique-cadre en matière de gouvernance
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Forte de la mise en place de mécanismes et de procédures d'encadrement de la gouvernance, la Ville s’est doté d'une politique-cadre en la matière. La Politique s'applique aux comités de la Ville, au processus de recrutement des membres indépendants des comités ainsi qu'au processus de nomination ou de désignation des administrateurs indépendants des instances externes.
Politique révisée
La Politique révisée a été adoptée par le conseil municipal le 4 avril 2023. Mise de l’avant en 2019, la Politique doit être révisée minimalement à tous les 3 ans et, si le Secrétariat de la gouvernance l’estime à-propos, il peut recommander des modifications afin de :
- Clarifier certaines situations
- Éviter les ambiguïtés ou
- Proposer des améliorations aux pratiques actuelles
Principales modifications
- Précisions sur l’encadrement des membres indépendants et des administrateurs indépendants qui se portent candidats ou jouent un rôle stratégique dans des élections fédérales, provinciales et municipales pendant la période électorale
- Ajout d’une définition pour la période électorale qui est soumise aux dispositions de l’article précédent
- Ajout d’un article qui rappelle que le Code de conduite s’applique aux membres indépendants de comités et qu’ils ont l’obligation de divulgation et de formation
- Modification pour clarifier la marge de manœuvre du Secrétariat de la gouvernance en ce qui concerne la composition des comités des candidatures pour assurer leur bon fonctionnement et leur indépendance en toutes circonstances
Objectifs de la Politique
- Définir des lignes directrices du cadre de gouvernance à respecter, notamment dans l'établissement et la constitution des comités
- Permettre que ces lignes directrices soient suffisamment souples et tiennent compte des circonstances et des besoins des instances ainsi que des meilleures pratiques de gouvernance
- Établir un processus objectif et transparent d'appel de candidatures, de recrutement, de sélection, de nomination, de désignation et de renouvellement des charges des membres indépendants et des administrateurs indépendants
- Garantir la gestion indépendante (sans aucune influence partisane) de ce processus par le
Secrétariat de la gouvernance et les comités des candidatures
- S'assurer que les comités demeurent pertinents et répondent aux besoins de la Ville
- Communiquer ce cadre de gouvernance afin de favoriser la compréhension et l'adhésion de toutes les parties prenantes aux objectifs de la Ville
Cette politique présente aussi :
- Le rôle du Secrétariat et son programme de conformité
- Les modalités de constitution, de révision et de dissolution des comités
- La durée de la charge (membre indépendant et administrateur indépendant)
- Les devoirs et les responsabilités des présidents des comités
- L'accueil des membres des comités et leur formation continue
- Le processus de recrutement des membres indépendants et des administrateurs indépendants
- Les modalités d'évaluation périodique de la performance.