Ville de Laval

    Organiser un événement et prêt d'équipements

    Les requérants suivants qui désirent organiser un événement ou une campagne de sollicitation dans le cadre d’une levée de fonds ou autre peuvent obtenir l’aide de la Ville de Laval  : 
    • Organisme reconnu​​
    • Institutions lavalloises (écoles, services de garde, CISSS de Laval, etc.) 
    • Tables de concertation 
    Pour obtenir de l'aide et les autorisations nécessaires à la tenue d'un événement spécial, vous devez respecter les conditions d’admissibilité et les balises énumérées à l’intérieur du Cadre de gestion des événements spéciaux. (PDF, 972 ko)

    Événement spécial​

    Pour obtenir de l'aide et les autorisations nécessaires à la tenue d'un événement spécial, vous devez remplir le formulaire de demande d'événements spéciaux.

    1. ​​Enregistrez le formulaire de demande d'événement spécial (PDF, 2,09​​ Mo) sur votre ordinateur en faisant un clic droit sur le lien, puis en sélectionnant​ « Enregistrer le lien sous... » ​ dans le menu qui apparaît.

    2. Ouvrez le document enregistré sur votre ordinateur.

    3. Remplissez​ le formulaire​ et sauvegardez les modifications​.​​

    4. Faites parvenir ​le tout par courriel ​à votre répondant munici​pal si vous êtes un organisme reconnu par la Ville de Laval ou une table de concertation et au Bureau vie de quartier de votre secteur ​si vous êtes une institution lavalloise.
    5. Si vous êtes une institution lavalloise (écoles, services de garde, etc.), veuillez      acheminer votre demande par courriel au Bureau vie de quartier de votre secteur : 
    • Bureau vie de quartier desservant les quartiers de Vimont, Auteuil, Saint-François,          Duvernay et Saint-Vincent-de-Paul : bml1@laval.ca
    • Bureau vie de quartier desservant les quartiers de Pont-Viau, Laval-des-Rapides,      Renaud-Coursol et Chomedey : bml3@laval.ca
    • Bureau vie de quartier desservant les quartiers de Laval-Ouest, Sainte-Dorothée, Laval-les-Îles, Fabreville et Sainte-Rose : bml4@laval.ca

    Délais d'étude d'un dossier

    La demande de soutien doit être acheminée par le requérant au minimum 3 mois avant l’événement, mais de préférence jusqu’à 6 mois avant celui-ci, et ce, par écrit via le formulaire de demande d'événements spéciaux.

    Dès que votre demande aura été traitée, un professionnel en loisirs vous contactera pour vous indiquer la procédure à suivre. 

    Pour obtenir de l’aide et les autorisations nécessaires à la tenue d’un événement spécial au parc Bernard-Landry, vous devez respecter les conditions d’admissibilité et les balises énumérées dans le Cadre de gestion des événements spéciaux (PDF, 972 ko) ainsi qu’à l’intérieur du Cadre d’opération du parc Bernard-Landry (PDF, 584 ko) 

     
    Veuillez prendre note qu’il est possible d’utiliser des barbecues libre-service au parc Bernard-Landry. Pour de plus amples informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter le dépliant (PDF, 57 ko) incluant l'horaire d'accèes aux barbecues. 

    Prêt d'équipements municipaux​

    Découlant de la mission et de la vision de Ville de Laval, la division Événements spéciaux et transport, entre autres, soutient le déploiement des activités, des événements et des programmes municipaux. De ce fait, les organismes lavallois, qui répondent à la politique d'admissibilité, bénéficient du service de prêt et de transport des équipements en vue de réaliser leurs activités.  Cette offre répond uniquement aux besoins ponctuels qui s'échelonnent sur une courte période.

     Type de Requérant selon la politique d'admissibilité

     
    Requérant admissibleDélai maximal pour faire une demande

    OBNL admissible

    Jusqu'à 6 mois avant la date du prêt

    Table de concertation

    Jusqu'à 6 mois avant la date du prêt

    Institution lavalloise

    Jusqu'à 4 semaines avant la date du prêt
     

    Requérant non admissible  

    Citoyen

    Tout citoyen ou groupe de citoyen

    Privé

    Toute entreprise ou promoteur privé
     

    Équipement disponible :

    L'inventaire des équipements est détaillé dans le catalogue. Ce dernier est mis à jour régulièrement et contient des informations telles que le nom de l'item et les dimensions. La ville ne dispose pas de chapiteau, de tente ou de kiosque. De plus, la ville ne fait pas le prêt ou la location de véhicules (automobiles, camions, nacelles, etc.).

    Dépôt d'une demande de prêt d'équipement :

    Pour effectuer une demande d'équipement, veuillez compléter et transmettre le formulaire veuillez compléter le formulaire de demande d'événement spécial et le transmettre à votre répondant municipal au minimum 10 jours ouvrables avant la date du prêt. Aucun ajout de matériel ne sera accepté 5 jours ouvrables avant la date du prêt.

    Le requérant doit s'assurer que les lieux de livraison soient accessibles, sécuritaires et disposent d'un service de surveillance. Si l'accès est restreint, une entente devra être prise avec le répondant municipal.

    Les équipements sont prêtés selon la disponibilité. Une confirmation des quantités d'équipements sera acheminée par courriel au requérant.

    Condition à respecter :

    Les demandes de prêt des organismes doivent provenir d'un employé, d'un membre du conseil d'administration ou d'une personne désignée par l'organisme. Pour les institutions, seules les demandes de prêt formulées par un employé de la direction sont acceptées.

    Le requérant est responsable des équipements le temps du prêt. En cas de perte ou de bris, la Ville pourrait facturer le montant de réparation ou remplacement des équipements.

    Le requérant doit respecter les éléments suivants :
    • Aviser son répondant si les quantités d'équipements livrés diffèrent du nombre de la confirmation;
    • Signaler les bris ou le mauvais fonctionnement des équipements;
    • Nettoyer le matériel utilisé;
    • Protéger le matériel de la pluie ou des intempéries;
    • Vider et retourner les poubelles et les barils après leur utilisation;
    • Replacer le matériel tel qu'il a été livré (rallonge électrique roulée, chaise empilée, table pliée, etc.) et au même endroit.
    L'utilisation des équipements doit se faire sur le territoire de la Ville et ne doit pas servir à des fins personnelles ou des activités privées.

    La livraison et la récupération se font à l'extérieur des bâtiments à l'exception de certains équipements fragiles qui sont déposés ou récupérés à l'entrée intérieure du bâtiment.  

    La récupération doit se faire au même endroit que la livraison.  Il est de la responsabilité du requérant de replacer et d'empiler les équipements tels que livrés par la Ville, afin de faciliter la manutention aux employés municipaux.  Dans le cas où les équipements ne sont pas ramassés, nettoyés, replacés et empilés convenablement, la Ville pourrait facturer le temps alloué aux tâches par ses employés.

     Pour plus d'information


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    De l'extérieur de Laval :
    450 978-8000