Le soutien immobilier offert au sein des espaces municipaux à usage communautaire se présente sous forme d’un prêt d’espace municipal pour une longue durée.

Ce type de prêt se définit selon plusieurs modalités dont il est important de prendre connaissance avant de déposer une demande.

Définition, organisation admissible et coût

Définition

Un soutien immobilier est un prêt d’un espace municipal à usage communautaire d’une durée minimale d’un (1) an. Ce type de prêt se conclut sous la forme d’une entente qui doit être circonscrite dans un protocole d’utilisation.

L’objectif d’un prêt d’espace à longue durée est de soutenir la réalisation de l’offre de service conformément à la mission de l’organisation requérante.

Organisation admissible

Les organisations visées par le présent programme de soutien sont les organismes et coopératives sans but lucratif et les regroupements de partenaires lavallois inscrits au registre municipal des organisations, tel que défini dans la Politique d’admissibilité au soutien municipal destinée aux organisations lavalloises.

L’organisation requérante doit s’engager à fournir un rapport de reddition de compte faisant état de l’utilisation de l’espace prêté.
Exemple de rapport de reddition de compte (formulaire à venir)

Coût de location pour l’utilisation de l’espace lors d’un prêt à longue durée

Le prêt à longue durée d’un espace municipal à usage communautaire n’engendre généralement pas de coût de location à l’organisation requérante.

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Espaces disponibles : types, disponibilités et utilisation optimale

Types d’espaces pouvant être demandés

Un prêt d’espace de longue durée peut être effectif pour les types d’espaces suivants et doivent minimalement correspondre aux conditions suivantes :

Espace de travail administratif 

Avoir au moins un employé devant travailler + de 25 heures/semaine sur les lieux et ce, pendant toute une année d’opération.

*Pour les organisations dont le besoin administratif ne correspond pas à ce critère, des espaces de travail collaboratifs (PDF, 86 ko) sont disponibles.

Pour de plus amples informations sur les espaces de travail collaboratifs :
reservation.cc@laval.ca

Espace de rangement ou entrepôt

Le matériel rangé ou entreposé doit servir pour la réalisation de l’offre de service de l’organisation, et ce, minimalement une fois/année. La Ville analysera la pertinence du matériel à entreposer selon la fréquence d’utilisation et de la valeur ajoutée sur l’offre de service.

*Pour les organisations dont le besoin de rangement est de l'ordre d'un casier ou d'une armoire, de petits espaces de rangement sont aussi disponibles.

Pour de plus amples informations :
reservation.cc@laval.ca

La disponibilité des espaces et utilisation optimale

L’offre de soutien immobilier se détermine en fonction des espaces disponibles. Afin d'optimiser l’utilisation de ces espaces pour les rendre disponible et profitable au plus grand nombre, la Ville de Laval favorise la polyvalence, le partage et la mise en commun des espaces qu’elle met à la disposition de ses partenaires.

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Faire une demande de prêt d'espace de longue durée

Démarches à suivre

1. Vous devez respecter les conditions d'admissiblités énumérées plus haut et prendre connaissance des principales modalités suivantes à respecter si le prêt vous est accordé :
   
   • Afficher le logo de la Ville dans ses publications, à titre de partenaire, selon les normes graphiques.
     
   • Vous êtes responsable de l’entretien ménager de l’espace qui vous est prêté.
   • À l’exception des travaux de maintenance dû à l’usure normal du bâtiment qui sont aux frais de la Ville, tous travaux d’aménagement (esthétique ou autre) étant requis par l’organisation pour adapter les espaces prêtés à ses besoins sont à vos frais.
   • Avant d’entreprendre toutes démarches d’aménagement des espaces prêtés, vous devez fournir un plan par écrit pour approbation à la Ville. La Ville peut exiger que le plan soit certifié par un professionnel.
   • Vous ne pouvez pas céder, sous-louer ou prêter un espace municipal à une tierce organisation sans avoir obtenu préalablement le consentement par écrit de la Ville.
   • Il est convenu que la Ville se garde le droit d’annuler l’entente si vous contrevenez à l’une ou l’autre des modalités, clauses, conditions et stipulations du protocole d'utilisation ou que vous ne les respectez pas.
2. Vous devez également fournir une résolution de votre conseil d’administration (CA) autorisant le dépôt d’une demande de prêt d'espace à longue durée
   Exemple de modèle de résolution du CA, 18 ko
   
   
3. Puis, vous devez remplir un formulaire ici-bas 
   

   Sauvegardez le Formulaire de prêt d'espace pour une longue durée (PDF, 2, Mo) sur votre ordinateur en faisant un clic droit sur le lien, puis sélectionnez « Enregistrer le lien sous... » ou « Enregistrer la cible sous... » dans le menu qui apparaît. Ouvrez le document sauvergardé sur votre ordinateur. Complétez le formulaire et sauvegardez-le. Pour remplir le formulaire, il est préférable d'utiliser l'application de bureau d'Office plutôt que la version web de Microsoft  365. Retournez le formulaire dûment rempli ainsi que la résolution du CA par courriel à votre répondant municipal. Pour connaître ses coordonnées, consultez la page Votre répondant municipal. La demande sera analysée par le comité de gestion des espaces communautaires du Service de la culture, des loisirs, du sport et du développement social et une réponse vous sera transmise dans un délai de 75 jours ouvrables suivant la transmission de la demande.

Renouvellement d’un prêt d'espace à longue durée

Démarches à suivre

1. Fournir un rapport de reddition de compte de l’utilisation de l’espace vous étant prêté 90 jours avant l’échéance de son prêt. La reddition de compte est une exigence pour pouvoir procéder au renouvellement d’un prêt.
   Exemple de rapport de reddition de compte, 170 ko
   
2. Vous devez également fournir une résolution de votre conseil d’administration (CA) autorisant le dépôt d’une demande de renouvellement d'un prêt d'espace à longue durée
   Exemple de modèle de résolution du CA, 18 ko
   
   
3. Puis, vous devez remplir un formulaire ici-bas et respecter le fait que la demande de renouvellement se dépose jusqu’à 90 jours avant la fin du prêt en cours.
   

   Sauvegardez le Formulaire de prêt d'espace pour une longue durée (PDF, 2, Mo) sur votre ordinateur en faisant un clic droit sur le lien, puis sélectionnez « Enregistrer le lien sous... » ou « Enregistrer la cible sous... » dans le menu qui apparaît. Ouvrez le document sauvergardé sur votre ordinateur. Complétez le formulaire et sauvegardez-le. Pour remplir le formulaire, il est préférable d'utiliser l'application de bureau d'Office plutôt que la version web de Microsoft  365. Retournez le formulaire dûment rempli ainsi que les documents exigés par courriel à votre répondant municipal. Pour connaître ses coordonnées, consultez la page Votre répondant municipal.

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Quoi faire si l’espace prêté ne répond plus aux besoins de mon organisation

Si une organisation constate que l’espace prêté ne satisfait plus à ses besoins, celle-ci doit déposer une nouvelle demande de prêt d’espace à longue durée.

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Besoin d'aide?

Pour toutes questions sur cette procédure, communiquez à votre répondant municipal. Pour connaître ses coordonnées, consultez la page Votre répondant municipal.

Pour toute assistance téléphonique, vous pouvez contacter les Bureaux de vie de quartier :

Bureau de vie de quartier - Secteur Est

Duvernay, Saint-Vincent de Paul, St-François, Pont-Viau, Laval-des-Rapides, Vimont et Auteuil

450 662-4901

Bureau de vie de quartier - Secteur Ouest

Laval-Ouest, Laval-les-Îles, Laval-sur-le-Lac, Sainte-Dorothée, Fabreville, Sainte-Rose et Chomedey

450 978-8904

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