« Un pas de plus vers l'agilité de notre administration. »
Marc Demers
La Ville de Laval annonce fièrement qu'elle a pris un important virage technologique avec la mise en place d'un système de gestion électronique des sommaires décisionnels (GESD) soumis aux élus municipaux.
« La gestion des affaires devient ainsi beaucoup plus efficace. Les élus n'ont plus à éplucher des centaines de pages pour analyser leur dossier. Nous avons accès à des documents électroniques à travers lesquels nous pouvons facilement naviguer. De plus, la Ville économisera près de 40 000 $ en frais de papier », s'est réjoui le maire, Marc Demers.
En effet, le nouveau système, développé à l'interne, permet la gestion complète et sans papier du processus menant à la clôture des séances du conseil municipal et à la conservation des documents aux archives municipales en format électronique.
Au parfait diapason avec les préoccupations de développement durable, le système de GESD permet la gestion complète et sans papier du processus menant à la clôture des séances du comité exécutif et du conseil municipal, ainsi que la conservation des documents aux archives municipales en format électronique.
Réalisations du système GESD
Les étapes suivantes sont toutes réalisées par le système de GESD :
- Préparation et soumission de sommaires décisionnels par les services demandeurs
- Interventions interservices avec, entre autres, le Service des finances et le Service des affaires juridiques, pour assurer que le sommaire décisionnel arrive complet et prêt à être accepté par le comité exécutif (CE) et par le conseil municipal (CM)
- Processus d'approbation totalement électronique par les divers paliers décisionnels
- Rédaction des projets de résolutions avant leur proposition au CE et au CM
- Production des ordres du jour et des procès-verbaux des CE et des CM
- Prise de notes électroniques et personnalisées par les élus avant la séance
- Tenue des séances et prise de décision durant les séances du CE et du CM
« Le nouveau système permet à notre administration de franchir un jalon de plus dans son cheminement vers l'amélioration de son agilité, le renforcement de son intégrité et de sa transparence. Des systèmes comme ceux des finances et des ressources humaines sont maintenant reliés, ce qui rehausse considérablement notre efficacité, en plus de réduire le risque d'erreur », a souligné le maire Demers.
« Le système GESD permet enfin à la Ville d'assurer la traçabilité de ses décisions et d'en faciliter l'accès puisque tout est désormais archivé de manière électronique. Nos équipes ont déjà numérisé tous les documents liés aux décisions prises de 2010 à ce jour, et chaque année, une année complète antérieure à 2010 sera ajoutée au système », a souligné le directeur général de la Ville, Serge Lamontagne.
